Privacy- en cookieverklaring

Voor klanten van Bouter B.V.

1. Inleiding
Bouter B.V. is een toonaangevend bedrijf in de professionele keukenmarkt. Zij maakt onderdeel uit van Sligro Food Group Nederland B.V.. De activiteiten van Bouter B.V. richten zich op het adviseren, ontwerpen, inrichten en onderhouden van restauratieve voorzieningen voor de volgende marktsegmenten:

  • Gezondheidszorg
  • Horeca, Restaurants & Hotellerie
  • Onderwijs & Catering
  • Scheepvaart
  • Leisure
  • Petrol

Meer informatie over Bouter kunt u vinden op de website www.bouter.nl.

Bouter respecteert uw privacy en doet er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen.
In deze Privacyverklaring is beschreven op welke wijze wij de bedrijfs- en persoonsgegevens van potentiële-, huidige- en voormalige klanten van Bouter verwerken. Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of over de inhoud van deze Privacyverklaring, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Wat is een persoonsgegeven?
Als informatie direct over iemand gaat, zoals een naam, of naar deze persoon te herleiden is, zoals het geval is bij een telefoonnummer of de combinatie van een postcode en huisnummer, dan is die informatie een persoonsgegeven.

Bedrijfsgegevens zijn geen persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring geldt daarom niet voor de informatie over uw onderneming, tenzij u een eenmanszaak of vennootschap onder firma heeft. De producten die u van Bouter afneemt, zijn ook geen persoonsgegevens omdat u deze koopt met het doel te (weder)verkopen of aanschaft voor andere bedrijfsmatige doeleinden. Deze aankopen zeggen daarom niets over u als persoon.

Wanneer is sprake van het verwerken van persoonsgegevens?
Met het woord ‘verwerken’ worden alle handelingen bedoeld die Bouter kan uitvoeren met persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen. Dit is dus een zeer ruim begrip.

2. Door wie worden uw bedrijfs- en persoonsgegevens verwerkt?
Bouter is verantwoordelijk voor de in deze Privacyverklaring beschreven verwerking van uw bedrijfs- en persoonsgegevens. Wij zijn gevestigd in Zoetermeer (Nederland) aan de Edisonstraat 64 en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 27081976.

3. Welke soorten gegevens verwerken wij?
Bouter kan de navolgende bedrijfs- en/of persoonsgegevens van u en uw onderneming verwerken:

  • a) de bedrijfsgegevens van uw onderneming, zoals die in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel zijn opgenomen;
  • b) financiële gegevens van uw onderneming, zoals het BTW-nummer en indien uw onderneming op rekening kan kopen, ook het bankrekeningnummer;
  • c) de contactgegevens van de directeur / eigenaar, inkoper en van de overige contactpersonen binnen uw onderneming (geslacht, voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer) en indien u toegang heeft tot onze Portal: uw persoonsgegevens (geslacht, voornaam, achternaam, telefoonnummer), uw inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord), uw autorisatie (of u beheerder of gebruiker bent) en overige informatie van uw account, zoals uw functie;
  • d) de gegevens met betrekking tot de aankopen die u doet;
  • e) onze communicatie met u, zoals via social media, contact met onze serviceafdeling of onze vestigingen, indien u een contactformulier op een van onze websites invult, welke nieuwsbrieven uw onderneming wenst te ontvangen, alsmede informatie over of een nieuwsbrief is geopend en op welke link in een e-mail is geklikt;
  • f) informatie die wij verzamelen indien u onze website bezoekt, zoals uw IP-adres, doorverwijzende website, surfgedrag, cookies en vergelijkbare technologieën;
  • g) informatie die wij van de provider van social media (o.a. Facebook, YouTube, Instagram, LinkedIn) ontvangen, afhankelijk van uw instellingen voor social. Voor meer informatie over de persoonsgegevens die wij van een provider ontvangen en over het wijzigen van uw instellingen verwijzen wij u naar de website en/of het privacybeleid van de provider van het sociale netwerk;
  • h) uw locatiegegevens, mits u toestemming heeft gegeven om die te gebruiken;
  • i) overige informatie die u met ons deelt, zoals interesses en voorkeuren, een reactie op social media of deelname aan een klantenonderzoek;
  • j) uw deelname aan evenementen, inspiratiesessies en trainingen.

Als Bouter persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Bouter deze informatie afzonderlijk aan u vragen.

4. Op welke wijze verwerken wij uw bedrijfs- en persoonsgegevens?
Wij streven naar een optimale dienstverlening, waarbij het belang van onze klanten voorop staat. Dit is ook het uitgangspunt bij de verwerking van uw bedrijfs- en persoonsgegevens. Om u optimaal van dienst te kunnen zijn en om onze dienstverlening te verbeteren, is het noodzakelijk dat wij uw bedrijfs- en persoonsgegevens verwerken. Wij doen dat om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die wij met uw onderneming gesloten hebben, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij onze marketingactiviteiten en het onderzoek en de analyses die we doen, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op Bouter rusten of omdat u ons daarvoor toestemming heeft gegeven. Uiteraard gebruiken wij alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn. Met andere woorden: we zorgen ervoor dat bij elk gebruik van persoonsgegevens alleen die gegevens worden gebruikt als deze accuraat, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Over op welke wijze wij uw bedrijfs- en persoonsgegevens precies verwerken informeren wij u in dit hoofdstuk.

Potentiële klanten
Indien u uw onderneming heeft ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel kunnen wij de gegevens van uw onderneming van de Kamer van Koophandel ontvangen. De Kamer van Koophandel informeert ons of uw onderneming de Non-Mailing-Indicator heeft geactiveerd. Indien u de Non-Mailing-Indicator niet heeft geactiveerd, dan gebruiken wij de bedrijfsgegevens die wij van de Kamer van Koophandel ontvangen om per post aan het bedrijfsadres informatie over Bouter toe te sturen. Ook kunnen wij telefonisch contact met uw onderneming opnemen met de vraag of uw onderneming klant van Bouter wil worden, tenzij u een eenmanszaak of vennootschap onder firma heeft en in het Bel-me-niet-register aan heeft gegeven daar geen prijs op te stellen.

Indien uw onderneming de Non-Mailing-Indicator heeft geactiveerd, dan zullen wij uw onderneming niet per post benaderen, maar kunnen wij wel telefonisch contact met uw onderneming opnemen met de vraag of uw onderneming klant van Bouter wil worden, tenzij u een eenmanszaak of vennootschap onder firma heeft en in het Bel-me-niet-register aan heeft gegeven daar geen prijs op te stellen.

Wij kunnen uw bedrijfsgegevens ook op andere wijze dan via de Kamer van Koophandel verkrijgen, omdat uw bedrijfsgegevens openbaar zijn. In dat geval kunnen wij niet garanderen, dat wij uw onderneming niet benaderen ondanks dat uw onderneming de Non-Mailing-Indicator heeft geactiveerd. Uiteraard doen wij enkel zaken met gerenommeerde partijen, van wie wij verwachten, dat zij uw voorkeur respecteren.

Klanten
Uitvoering geven aan de overeenkomst die Bouter met haar klanten heeft. Bouter heeft een overeenkomst met uw onderneming gesloten voor levering van (handels)goederen dan wel projectmatige- of servicediensten. Wij hebben uw bedrijfs- en persoonsgegevens nodig om er voor te zorgen dat wij u na uitlevering van de (handels)goederen of uitvoering van diensten kunnen factureren.

Gebruik contactgegevens
We gebruiken uw contactgegevens om contact met u op te nemen als dat nodig is in verband met de goede uitvoering van de overeenkomst die wij met uw onderneming hebben en de verplichtingen die daar voor Bouter uit voortvloeien, bijvoorbeeld over een geplaatste bestelling, geplande levering of indien een product niet geleverd kan worden. Wij gebruiken uw contactgegevens ook om u te informeren over een betalingsachterstand.

Kredietcheck
Wij kunnen via CreditDevice een kredietcheck uit laten voeren om te beoordelen of uw onderneming op rekening, dus met inachtneming van een betalingstermijn, de aankopen af kan rekenen. CreditDevice zal op basis van de haar beschikbare gegevens een advies geven over de kredietwaardigheid van uw onderneming en eventuele negatieve bemerkingen ten aanzien van het bestuur/leiding van de onderneming. Bouter verstrekt aan CreditDevice enkel het nummer waaronder uw onderneming in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel staat ingeschreven. Voor meer informatie over de wijze waarop CreditDevice met uw bedrijfs- en persoonsgegevens omgaat, verwijzen wij u naar de website van CreditDevice.

Verbeteren dienstverlening Bouter
We hebben een gerechtvaardigd belang om uw bedrijfs- en persoonsgegevens te verwerken voor marketingactiviteiten en analyses, onderzoek en rapportages om onze dienstverlening te verbeteren, onze klanten relevantere aanbiedingen en een beter productaanbod te kunnen doen en te kunnen informeren, inspireren, om onze klantencontacten te verbeteren en om het design en de inhoud van onze website te kunnen verbeteren.

(Re)marketing
Cookies geplaatst door Bouter en andere partijen in uw browser kunnen Bouter en/of andere partijen gebruiken voor remarketing doeleinden, om uw website bezoek te analyseren, het tonen van advertenties en/of om u commerciële aanbiedingen te kunnen doen. De programma’s die Bouter gebruikt voor (re)marketing zijn diensten van Google en WordPress en kunnen tevens social media advertentieplatformen zijn, zoals bijvoorbeeld Facebook, LinkedIn en twitter.

Voorkomen fraude
We hebben er een gerechtvaardigd belang bij om uw bedrijfs- en persoonsgegevens te gebruiken voor het opsporen en voorkomen van fraude.

Voldoen aan wettelijke verplichtingen
We verwerken uw bedrijfs- en persoonsgegevens voor interne zakelijke doeleinden, zoals het voeren van een administratie en het naleven van onze wettelijke en fiscale verplichtingen.

5. Delen wij uw persoonsgegevens met derden?
Groepsmaatschappijen Sligro Food Group
Indien het noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst die Bouter met uw onderneming heeft, dan zal Bouter uw bedrijfs- en persoonsgegevens met een of meerdere van haar groepsmaatschappijen delen.

Wij hebben een gerechtvaardigd belang om uw bedrijfs- en persoonsgegevens te delen met een of meerdere van onze groepsmaatschappijen in het kader van de direct marketing of lead generation (persoonlijk contact) activiteiten van deze groepsmaatschappijen. Deze groepsmaatschappijen mogen de bedrijfs- en persoonsgegevens die wij aan hen verstrekken alleen gebruiken voor het doel waarvoor wij de gegevens aan hen hebben verstrekt. Ze zijn verplicht alle bedrijfs- en persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige gebruik en verlies en dienen daarvoor passende technische en organisatorische maatregelen te nemen.

Bouter maakt gebruik van de verkoopdata van haar klanten, maar altijd op een niveau waardoor geen informatie over individuele klanten wordt gedeeld. Wij verstrekken dus geen bedrijfs- of persoonsgegevens aan onze leveranciers, tenzij u dat schriftelijk met de leverancier overeengekomen bent, Bouter of de leverancier daar een adequate juridisch grondslag voor heeft of u daar anderszins uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.

Commerciële partners en dienstverleners
Voor het leveren van onze diensten kunnen we gebruik maken van commerciële partners en dienstverleners. Deze derden mogen de bedrijfs- en persoonsgegevens die Bouter aan hen verstrekt alleen gebruiken voor het doel waarvoor Bouter de gegevens aan hen heeft verstrekt. Ze zijn verplicht alle bedrijfs- en persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige gebruik en verlies en dienen daarvoor passende technische en organisatorische maatregelen te nemen.

Overheidsinstanties
We kunnen door de wet worden gedwongen om bedrijfs- of persoonsgegevens of gegevens over de aankopen van uw onderneming met openbare instanties of overheidsorganisaties te delen.

Websites van derden
De website van Bouter kunnen links naar websites van derden bevatten. Als u deze links volgt, verlaat u de website van Bouter. Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden. Bouter aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik van uw persoonsgegevens door deze derden. Het gebruik van deze websites is voor eigen risico. Meer informatie over hoe deze derden met uw persoonsgegevens omgaan vindt u in het privacybeleid op deze websites (indien beschikbaar).

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw bedrijfs- en persoonsgegevens zolang dat nodig is voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring zijn beschreven of voor zover dat nodig is om te voldoen aan wet- en regelgeving en om geschillen op te lossen. Nadat de bewaartermijn is verstreken, zal Bouter de bedrijfs- en persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren, indien wij de gegevens voor statistisch onderzoek willen gebruiken.

De bewaartermijn van de gegevens van potentiële klanten is onbeperkt, tenzij een potentiële klant een klant van Bouter wordt of aangeeft, niet langer als potentiële klant beschouwd te willen worden. In dat geval verwijderen wij de gegevens direct. De verwerking van de verwijdering kan enkele weken duren, waardoor het mogelijk is dat uw onderneming nog wordt benaderd, ook nadat de gegevens zijn verwijderd.

De bewaartermijn van de gegevens van klanten is maximaal één jaar nadat een klant de ‘vervallen status’ heeft gekregen, tenzij de gegevens bewaard moeten blijven in verband met een fiscale bewaartermijn of geanonimiseerd bewaard worden teneinde beschikbaar te blijven voor analyses en onderzoek.

7. Hoe hebben wij uw persoonsgegevens beveiligd?
Bouter heeft de benodigde technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik of verlies. Al onze medewerkers die toegang hebben tot persoonlijke informatie zijn geïnstrueerd de vertrouwelijkheid van uw persoonlijke informatie te respecteren.

8. Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?
Bij een gerechtvaardigd belang
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken omdat wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, dan heeft u het recht om u hiertegen te verzetten. U heeft dit recht niet, indien wij bedrijfsgegevens verwerken, die geen persoonsgegevens zijn. Mocht u het niet eens zijn met de wijze waarop wij met uw bedrijfsgegevens om gaan, dan kunt u desondanks uiteraard contact met ons opnemen.

Indien u toestemming heeft gegeven
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, omdat u daar toestemming voor heeft gegeven, dan kunt u die toestemming ook intrekken. Een schriftelijke melding hiertoe (brief / e-mail) volstaat.

Overige rechten die de AVG u geeft

  • inzage van uw persoonsgegevens
  • rectificatie van uw persoonsgegevens
  • het wissen van uw persoonsgegevens
  • het beperken van de verwerking van uw persoonsgegevens
  • het recht op gegevensoverdraagbaarheid
  • het recht om bezwaar te maken tegen een of meerdere verwerkingen van uw persoonsgegevens.

Indien u een beroep wil doen op een of meerdere rechten die u op grond van de AVG heeft, dan kunt u daarvoor contact opnemen met onze Privacy officer. De contactgegevens van onze Privacy officer treft u aan het einde van deze Privacyverklaring aan.

Wilt u in uw verzoek de volgende informatie vermelden?

  • op welk(e) recht(en) uw verzoek betrekking heeft
  • de reden van uw verzoek (indien u dat aan ons kenbaar wil maken)
  • uw klantnummer (indien u klant van Bouter bent)
  • het nummer waaronder uw onderneming in het Handelsregister staat ingeschreven

De AVG verplicht Bouter om uw identiteit vast te stellen. Indien wij uw identiteit niet vast kunnen stellen, dan kan Bouter u om aanvullende informatie vragen, die nodig is om uw identiteit te bevestigen. Indien Bouter uw identiteit niet kan bevestigen, dan kunnen wij uw verzoek niet in behandeling nemen.

9. Contactgegevens privacy officer
De contactgegevens van de Privacy officer zijn:

Bouter B.V.
T.a.v. de Privacy officer
Postbus 674
2700 AR ZOETERMEER
T: 079-3451515
E: privacyofficer@Bouter.nl

10. Klacht
Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of hebben verwerkt, dan kunt u deze klacht indienen bij de Privacy officer van Bouter B.V.

U hoeft uw klacht niet eerst aan Bouter kenbaar te maken, maar kunt deze ook direct bij de Autoriteit Persoonsgegevens indienen. Uiteraard stellen wij het wel zeer op prijs indien u uw klacht eerst bij Bouter indient, zodat wij in de gelegenheid worden gesteld om uw probleem op te lossen.

11. Slotopmerkingen
Deze versie van de Privacyverklaring is ingegaan op 1 juli 2018. Indien daar aanleiding voor is, dan passen wij deze Privacyverklaring aan. Wij zullen u hierover informeren. De meest recente versie van het Privacystatement staat ook op de website van Bouter (www.Bouter.nl).